גמישות בעולם העסקי המשתנה תדיר היא תנאי חיוני להצלחתו של ארגון. היכולת לזהות את הצורך בשינוי ארגוני, להגיב ולהסתגל למצב החדש בקצב מהיר היא קריטית להישרדותם של ארגונים. מכאן עולה חשיבותו של האבחון המאפשר להתבונן ולחקור באופן שוטף את ההתנהלות הארגונית, לזהות נקודות חולשה, להשתפר ולהשתדרג בהתאם.
כי אחרי הכל, מהי מצויינות אם לא שיפור מתמיד?
אז מהו בעצם אבחון ארגוני?
אבחון ארגוני הוא תהליך שיטתי המשמש ארגונים כדי להעריך ולנתח היבטים שונים של פעילותם. מטרת האבחון הארגוני היא לזהות חוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים(SWOT) בתוך הארגון, ולאפשר למנהלי הארגון לקבל החלטות מושכלות, וליישמן – כל זאת, כדי להשיג שיפור בביצועיו הכוללים של הארגון.
אבחון ארגוני מאפשר קבלת החלטות מושכלות המבוססות על נתונים ותובנות, זיהוי ופתרון קונפליקטים, מינוף שינויים, הגברת שביעות רצון ומעורבות העובדים. כל אלה יאפשרו לארגון להשיג שיפור בביצועים לאורך זמן.
אבחון ארגוני מתייחס בדרך כלל למידת התאמת ההיבטים הבאים למטרותיו של הארגון:
מבנה: בחינת המבנה הפורמלי של הארגון, קשרי הדיווח וההיררכיה.
תרבות: זיהוי הערכים, האמונות, הנורמות וההתנהגויות הרווחות בארגון.
תהליכים: ניתוח תהליכי עבודה, שגרות עבודה, ערוצי תקשורת ונהלי קבלת החלטות.
מערכות: מערכת הטכנולוגיה, מערכות המידע והקצאת המשאבים.
הון אנושי: הגדרות תפקידים, הערכת כישורי עובדים כולל ביצועים ניהוליים בדרגים השונים, סנכרון וסינרגיה בעבודת הצוות, מוטיבציה ושביעות הרצון של חברי הארגון.
אמצעים לעריכת האבחון:
לצורך עריכת אבחון ארגוני ניתן להשתמש בשיטות וכלים שונים ביניהם:
התבוננות: התבוננות ישירה בתהליכי עבודה ובאינטראקציות בתוך הארגון.
Benchmarking: השוואת ביצועים ושיטות עבודה של הארגון עם שיטות עבודה מומלצות על ידי מתחרים בתעשייה.
ניתוח נתונים: שימוש בניתוח סטטיסטי וכריית נתונים כדי להפיק תובנות משמעותיות מנתונים שנאספו.
סקרים ושאלונים: איסוף נתונים באמצעות מנגנוני משוב, סקרי עובדים, מנהלים ובעלי עניין כדי להעריך תפיסות ודעות.
ראיונות: ביצוע ראיונות עם עובדים, מנהלים ובעלי עניין כדי לאסוף תובנות איכותיות.
העובדה כי איסוף הנתונים באמצעות סקרים וראיונות נעשה לרוב באופן דיסקרטי, מאפשרת קבלת תמונה מדויקת ואותנטית של הארגון, באמצעותה ניתן להשיג תובנות משמעותיות ולקבל, בהמשך, החלטות מושכלות שיצעידו את הארגון קדימה.
קצת סדר – איך מתבצע תהליך האבחון הארגוני בכללותו?
לאחר שהוגדרו ההיקף, המטרות והשיטות לאבחון, מתבצע שלב איסוף הנתונים וניתוחם על-מנת לזהות דפוסים ומגמות. אלה יאפשרו זיהוי הבעיות והאתגרים, קביעת גורמי השורש לבעיות והגדרת התחומים הטעונים שיפור.
בשלב הבא, יתבצע שיתוף הממצאים באמצעות דו"ח מסכם הכולל תמצית ניתוח ביקורתי של פעילות הארגון, עם מזמין השירות, בד"כ מנכ"ל הארגון ו/או ההנהלה הבכירה. על בסיס נתוני הדו"ח יוגדרו אסטרטגיות לתוכנית פעולה, מטרות, לוחות זמנים ודרכי פעולה לטיפול בבעיות שזוהו. משם, הדרך קצרה ליישום תוכנית השינוי.
לאחר יישום התוכנית ותוצאותיה חשוב להעריך את תוצאות ההתערבות, על-מנת שהארגון יוכל להפיק לקחים וללמוד מתהליך השינוי, בשאיפה לתכנן נכון וטוב יותר את השינוי הבא.
לסיכום, אבחון ארגוני הנערך על ידי יועץ ארגוני מקצועי ובעל ניסיון, הוא תהליך מקיף המסייע לארגונים להבין ולהעריך נכונה את מצבם הנוכחי, לזהות תחומים לשיפור. אבחון ארגוני מוצלח דורש מחויבות, תקשורת יעילה ונכונות להשתנות על-מנת להסתגל למציאות הדינמית ולאתגרים העסקיים השונים, וכדי לפתח חוסן ומצוינות ארגונית.
