תקשורת פנים ארגונית כוללת חילופי מידע, רעיונות, משוב ומסרים בין יחידים וקבוצות בתוך ארגון בנוגע לנושאים ארגוניים שונים והיא נשמת אפו של כל עסק או מוסד מצליח.
תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית מקדמת שקיפות, מטפחת שיתוף פעולה וחדשנות, מעלה את מורל העובדים, מאפשרת קבלת החלטות נכונות, מגבירה את מחויבות העובדים לארגון ולמטרותיו העסקיות, ובסופו של דבר, מובילה להצלחה ארגונית.
תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית אף יכולה למנוע משברים. גם כשהמשברים בלתי נמנעים, תקשורת פנים ארגונית מאפשרת לנהלם, להפחית סיכונים ולמנפם להמשך התפתחות הארגון.
נראה כי המודעות לחשיבות תקשורת פנים ארגונית בארגון חלחלה בשנים האחרונות והפכה לחלק מה-DNA הארגוני בחברות רבות. ראיה לכך היא התפתחותן המהירה ואימוצן של טכנולוגיות המקדמות תקשורת שכזו. ביניהן: Slack,Microsoft Teams, Google Workspace (לשעבר G Suite) וזום – כולן פלטפורמות תקשורת רב תכליתיות המאפשרות לפרטים ולצוותים לשתף פעולה, לשתף מידע ולתקשר בזמן אמת.
ערוצי תקשורת ופלטפורמות אלו ואחרות תומכים בתקשורת אפקטיבית בין צוותים ובתוך צוותים, ומאפשרים לייעל את שיתוף הפעולה, לשתף מידע בצורה חלקה ולשפר את הפרודוקטיביות והיעילות הכוללת בארגון. פלטפורמות אלה הן כלים מצויינים המסייעים לקיום תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית, אבל הן בהחלט אינן מספקות. לפני הכל, ומעבר לכל העזרים הטכניים, נדרשות תפיסות וגישות נכונות של ההנהלה בנוגע לאופי התקשורת בארגון. קיומן של טכניקות ופלטפורמות אלה ללא תפיסות נכונות ביחס לתקשורת פנים ארגונית, כמוהן כגוף ללא נשמה.
במאמר זה נתמקד בהבנת התפיסות הניהוליות ההכרחיות לביסוס וליצירת תקשורת אפקטיבית בארגון. בהינתן קיומן של תפיסות כאלה, בחירת הטכניקות לביצוע ויישומן, הן החלק הקל יחסית ביצירת תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית, ולכך יוקדש מאמר נפרד בהמשך.
אם כך, מהן התפיסות או הגישות הנדרשות ליצירת תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית?
תפיסת הדיון כבסיס לתהליך הפקת לקחים ולא לצורך חיפוש אשמים
טעויות נעשות בכל ארגון. החוכמה היא ללמוד מטעויות כדי להשתפר וכדי להיות טובים וחכמים יותר בהתנסויות הבאות. לצורך כך, ארגונים נדרשים, באופן תמידי, לקיים תהליך של חקירה ולמידה – זהו תהליך ספירלי, אינסופי. כדי שתהליך הלמידה והשיח הארגוני סביבו ימוצה, תפקיד ההנהלה לקחת על עצמה את האחריות להחלטות, בעוד שעל כל חברי הארגון הרלוונטיים לקחת על עצמם את האחריות למצות את הלקח המירבי מהטעויות שנעשו. 
היכולת לנהל תהליך הפקת לקחים מבלי להטיל אשם, מקדמת אוירה פתוחה וכנה, נטולת חששות והסתרות והופכת את הדיון לענייני – היא מאפשרת להשמיע את האמת. אימוץ תפיסה כזו מייצר מצב שבו האנרגיות מושקעות בחיפוש אחר הבנה והפקת לקחים ולא בחיפוש האשמים.
מי שמתעלם מ"דגל אדום" – סופו שיטבע
לעיתים נדירות ארגונים נכשלים בגלל חוסר מידע. בעידן המידע הנוכחי הקושי הוא אינו באיתור המידע או בגישה אליו אלא ביכולת להתייחס למידע הרלוונטי המוצג ולא להתעלם ממנו. המפתח להצלחה ושגשוג של ארגונים לא נמצא במידע טוב יותר אלא ביכולת להפוך את המידע לכזה שלא ניתן להתעלם ממנו. דוגמה לכך היא התמודדותה של חברת בואינג עם משבר מטוסי ה-737 MAX. חקירת שתי התאונות הקטלניות שאירעו ב-2018 וב-2019 גילתה כי על אף שהיו בעיות ידועות במערכת בקרת הטיסה האוטומטית של המטוס, תקשורת פנים ארגונית לקויה בין צוותי ההנדסה וההנהלה של בואינג בנוגע להתראות הבטיחות הללו, הביאה להבנה שגויה של הסיכונים הפוטנציאליים הקשורים למערכת זו. אלה הובילו למשבר קשה שכלל, בין היתר, הפסדים כספיים ולפגיעה קשה במוניטין החברה.
מי מפחד מוויכוחים רמים?
יכולתם של חברי הארגון לקיים שיח פנימי אינטנסיבי המתבטא גם בדיונים לוהטים ובעימותים בריאים ומקדמים, מצביעה על הרצון לרדת לעומקה של האמת על-מנת לברר את התשובות. כשחברי הארגון מרגישים בנוח להשמיע את דעתם, הדבר מעיד על קיומו של רצון אמיתי לברר את הדברים לעומקם. בארגונים כאלה התפיסה והאווירה היא כי אין "פרות קדושות", ואפשר לדבר על הכל. לעומת זאת, דווקא קיומם הבלעדי של דיונים 'מנומסים' ו'מתורבתים' יכול להעיד על כך שחברי הארגון התייאשו מלהשמיע את דעתם האמיתית. במצב זה ההנחה הרווחת בארגון הינה כי ההנהלה משתמשת בדיון כתהליך כוזב שמטרתו הבלעדית הינה לגייס את המשתתפים להשתלב או להסכים להחלטה שנקבעה מראש. האנרגיה של דיונים כאלה לרוב בולטת ברדידותה.
מנהיגות המאופיינת בענווה מייצרת תרבות שבה האמת נשמעת
הנהלה המבינה כי אין בידיה את כל התשובות, נוהגת בענווה ומתמקדת בהצגת השאלות שיובילו אל התובנות המדויקות ביותר. בארגון כזה, כל חבר בארגון זוכה לכבוד, ללא יוצא מהכלל. מתוך הבנה שהמידע לא נמצא רק בקרב קבוצה ייחודית, בלעדית, משתתפי הדיון עשויים להשתנות בהתאם לנושא שעל סדר היום, ולכל משתתף הזכות להביע את דעתו ולהתווכח. הנהלה כזו לא מגנה על אינטרסים או תרה אחרי קונצנזוס, אלא בראש מעייניה עומדת השאיפה להציף מגוון דעות לצורך מציאת התשובה הנכונה ביותר.
לסיכום, קיומה של תקשורת פנים ארגונית חיוני ליצירת ארגון מגובש, פרודוקטיבי ומצליח. באמצעות ביסוס אווירה ותרבות ארגונית המקדמת פתיחות לאמת, ועל-ידי התמקדות בפרקטיקות תקשורת ברורות, שקופות ומכילות, ארגונים צפויים לבנות מערכות יחסים חזקות, להניע חדשנות ולהשיג צמיחה בת קיימא בסביבה העסקית הדינמית של היום.
על-מנת ללמוד מהן הדרכים היעילות לביסוס תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית המותאמת לארגונך, מומלץ להיעזר בשירותיו של יועץ ארגוני.
