עבודה מרחוק – איך נפיק ממנה את המירב מדריך מעשי למנהל

כולנו מכירים את האפשרות של עבודה מרחוק, הכוללת בד"כ עבודה מהבית, לעיתים  בפיג'מה;), זו המחליפה עבודה מהמשרד.

אין ספק שהקורונה שימשה כזרז משמעותי עבור ארגונים ועובדים רבים למעבר לעבודה מרחוק. רבים מאיתנו, מעסיקים ועובדים, התנסו והתאהבו.

בתחילה, נראה היה כי עבודה מרחוק הובילה לעלייה של עשרות אחוזים בתפוקה, לפחות בטווח הקצר. אולם בטווח הארוך, נרשמה ירידה באיזון בית-עבודה, בשביעות רצון העובדים, במחויבותם, ובסופו של דבר, אף הובילה העבודה מרחוק לא פעם לירידה בביצועים.

היום, רוב מקומות העבודה משלבים, במידה כזו או אחרת, עבודה מרחוק. ונראה כי זו ככל הנראה תישאר איתנו. לכן כדאי יהיה להבין איך ניתן להפיק את המירב מצורת עבודה זו תוך צמצום נזקיה. אחרי הכל, המציאות מוכיחה כי בשימוש נכון בעבודה מרחוק ניתן לשפר את ביצועי החברה במידה ניכרת גם בטווח הארוך.

אז רגע לפני שנשיב לשאלה זו, בואו נסקור בקצרה את יתרונותיה וחסרונותיה של עבודה מרחוק;    

יתרונות:

גמישות – אחד מהיתרונות המובילים היא הגמישות שעבודה מרחוק מציעה. עובדים מרחוק יכולים לתכנן את לוחות הזמנים שלהם, ולאפשר איזון בית-עבודה, דבר המוביל לעלייה בשביעות רצונם. מחקר שנערך ע"י מקינזי (2022) מונה את החיפוש אחר גמישות במקום העבודה כסיבה השלישית לחיפוש מקום עבודה חדש (שכר והתפתחות בקריירה היו שתי הסיבות הראשונות). עבודה מרחוק נתפסת כהזדמנות נחשקת על-ידי מרבית מהעובדים, למעשה,  87% מהמשתתפים במחקר ענו שיעדיפו עבודה מרחוק, אם זו תוצע להם.

התאמה אישית של סביבת העבודה – העבודה מרחוק מאפשרת לכל עובד להתאים את סביבת העבודה האופטימלית עבורו בין אם זה חדר המשמש כמשרד בבית, ובין אם זה בית קפה, חוף הים או כל סביבה או חלל אחרים. עבודה בסביבה המתאימה לכל עובד מגבירה את הנוחות והריכוז ומתוך כך, גדלה גם התפוקה.

זמינות גבוהה של עובדים – עובדים העובדים מרחוק יכולים לתת מענה בשעות לא שגרתיות, ובכך ארגונים מרוויחים זמינות עובדים גבוהה יותר, כזו שבעבר לא תמיד הייתה מתאפשרת. הזמינות באה גם לידי ביטוי בהרחבת מגוון העובדים הפוטנציאליים להעסקה: לדוגמה, עובדים המתגוררים במרחק גיאוגרפי רב ממשרדי החברה (לעיתים אף במדינה אחרת) יכולים גם הם להיות מועסקים.

חסכון – חברות יכולות לחסוך בהוצאות על שטחי משרדים וציוד (שכירות מקום, כיסא, שולחן, מחשב, מיזוג, ניקיון, חשמל, ארנונה ועוד). בנוסף, עובדים מצידם חוסכים עלויות נסיעה רבות וזמן יקר המתבזבזים בנסיעה הלוך ושוב מהבית למקום העבודה.

עלייה ברמת מחויבות העובד – עובדים רבים רואים באפשרות לעבודה מרחוק הטבה משמעותית בתנאי העבודה. למעשה, ההזדמנות המוצעת ע"י המעסיק לשלב צורת עבודה כזו משדרת לעובד את המסר שרווחתו מעניינת אותו ובכך, מעלה את מחויבות העובדים לארגון.

חסרונות:

היעדר מסגרת – העובדה שמצד אחד, נעדרת נוכחותו הפיזית של המנהל לצד העובד במהלך היום, ומהצד השני, קיומם של פיתויים רבים בסביבות מגוונות ובחללים שהם אינן משרדיים, הופכים את העבודה מרחוק לאתגר, במיוחד עבור אלה בעלי משמעת עצמית נמוכה. ולכן, ניתן לראות כי עבור חלק מהעובדים השלכותיה של עבודה מרחוק היא ירידה בביצוע.

בדידות עובדים – עובדים מרחוק עשויים להרגיש מבודדים או מנותקים מעמיתיהם. המציאות מוכיחה כי דווקא המפגשים הקטנים בפינת הקפה, בשיחות המסדרון, בארוחות הצהריים המשותפות, הנתפסים לעיתים, לכאורה, סתמיים, הם הם הדבק, המגע האנושי, המחבר בין העובדים. המעבר לעבודה מרחוק מוביל לצמצום במפגשים החברתיים הפרונטליים ומטבע הדברים, מצטמצמים הקשרים בין העובדים וההוואי החברתי ההכרחי בכל ארגון דועך.  

ירידה באפקטיביות ישיבות ובעבודת צוות – הנטייה להתעסק בדברים אחרים במקביל לפגישת הזום מפתה וזמינה, כך שנוצר מצב שעל אף שכולם נוכחים במרחב הדיגיטלי, בפועל, המשתתפים ברוחם נמצאים, לעיתים קרובות, במקומות אחרים או ליתר דיוק, במרחבי תודעה אחרים. כך, לא פעם, נמצא את המשתתפים ממיינים את תיבת המייל, מסדרים את שולחן העבודה במחשב, מריצים במקביל איזה משחק און-ליין, וכיוצא באלה. כך, סיעור המוחות והשיח הקבוצתי הנדרשים כל כך בעולם העבודה המעודד חדשנות ויצירתיות, מתגלים כפחות עשירים ופחות משמעותיים, וישיבות הצוות הופכות להרבה פחות מועילות. כשמתמעטות הפגישות הפרונטליות, לאורך זמן, קורה שהארגון לא ממקסם את היתרונות שבעבודת הצוות על אף שכולם יודעים כבר, שהשלם שווה הרבה יותר מסכום חלקיו.

טשטוש גבולות בית-עבודה – הגמישות שצוינה בתחילת הסקירה כיתרון, משמשת כחרב פיפיות: הגמישות שמאפשרת העבודה מרחוק יכולה לגרום לעובדים למצוא את עצמם עובדים הרבה מעבר לשעות העבודה המקובלות, דבר שעלול, בטווח הארוך, להוביל לשחיקה. 

ריחוק עד ניתוק מערכי החברה, מתרבותה ומיעדיה – תרבות נוצרת ומעמיקה גם על-ידי חשיפה למפגשים והתנהגויות שהן לכאורה מינוריות, פחות מתוקשרות. צמצום במפגשים הפרונטליים עשוי לגרום לריחוק של עובדים מערכי החברה ומתרבותה ובהמשך גם לניתוק מיעדי החברה וממטרותיה, דבר המוביל בטווח הארוך לירידה בביצועים.

אז אחרי כל זה, איך נכון יהיה לפעול?

• התאמת המינון הנכון לכל עובד – עבודה מרחוק היא כלי שעבור עובד אחד יכול לעבוד מצוין ואילו עבור עובד אחר, יכול לעכב ולהפריע. כך לדוגמה עבודה מרחוק אצל עובדים בעלי משמעת עצמית גבוהה מובילה אותם על פי רוב לעלייה דרמטית בביצועים. אחרים, 'חיות חברה' שהמפגשים הפרונטליים החברתיים הם כמו אויר לנשימה 'נכבים' במסגרת עבודה מרחוק. ולכן, יש לזהות ולנתח בקפידה עבור כל עובד מהי הנוסחה והמינון הנכון עבורו כדי למקסם ביצוע לאורך זמן.  
• חיזוק הקשר בין העובדים ועידוד שיתוף פעולה בין העובדים – כדי לנטרל את תחושות הבדידות והניתוק שעלולות להתפתח בקרב העובדים מרחוק, חשוב להקים ערוצי תקשורת קבועים ולטפח תחושת צוותיות חזקה בקרב העובדים המרוחקים. לדוגמה: מומלץ לקבע ימי עבודה בהם כולם או לפחות מרבית מהעובדים מגיעים למשרד כדי לאפשר חיזוק הקשרים החברתיים וכדי לעודד שיתופי פעולה בין העובדים והמחלקות השונות.
• הגדרת מדיניות ותיאום ציפיות – קביעת מדיניות ברורה וציפיות לגבי שעות עבודה וזמינות תסייע בצמצום טשטוש הגבולות בין העבודה לחיים האישיים, ותמנע לאורך הזמן שחיקת עובדים.
• הכשרה ואימון עובדים בנוגע לעבודה אפקטיבית מרחוק – יש לספק לעובדים תמיכה מקצועית בכל הנוגע לשימוש אופטימלי בצורת עבודה זו. סדנה לניהול זמן עבור העובדים מרחוק היא דוגמה לכלי פשוט, זמין ויעיל.
• הגדרה והטמעה של תוכנית גיבוש שנתית – תמיד נכון יהיה לשקוד על יצירת גיבוש וקשר בין העובדים, אבל במציאות בה המפגשים הפרונטליים מצטמצמים יש להתאמץ שבעתיים ולפעול בכיוון. מומלץ לתכנן וליזום תוכנית שנתית עשירה הכוללת מפגשים שיאפשרו הרחבה והעמקה של הקשרים החברתיים.
• עבודה בהתאם ליעדי ביצוע מרכזיים – מערכת מדידה של ביצועי החברה ויעדיה, קרי, יעדי ביצוע מרכזיים ((KPI – Key Performance Indicators הכרחית לכל חברה. מערכת מדדים כזו נדרשת ברמת החברה, המחלקה והתפקיד של כל עובד בארגון. לצורך כך, יש להגדיר את מטרות ברמת חברה, מחלקה ותפקיד ולבחור מדדים כמותיים למעקב. היכולת למדוד ביצוע באופן שוטף מאפשרת להחליף את הפיקוח היומיומי של המנהל ומספקת מענה טוב יותר לבחינת הביצועים. יתירה מכך, שקיפותם של מדדים אלה גם לעובד, מאפשרים קבלת משוב ושיפור הביצוע תוך כדי תנועה.
• חיזוק התרבות הארגונית – חשוב יותר מתמיד לתקשר במגוון ערוצים את ערכי החברה, מטרותיה וחזונה. כמו כן, יש לתגמל את אלה שמבטאים התנהגות התואמת את תרבות החברה. יצירת תרבות ארגונית חזקה היא ריצה למרחקים ארוכים המשתלמת בסופה של תקופה, שכן המציאות מוכיחה פעם-אחר-פעם שתרבות ארגונית יציבה ומבוססת משפרת ביצועים ומעודדת חדשנות וצמיחה.

לסיכום, לעבודה מרחוק יש יתרונות רבים והיא עשויה להיות אופציה מועילה הן לעובדים והן למעסיקים. תהליך של ייעוץ ארגוני הכולל תכנון קפדני ותשומת לב לאתגרים הפוטנציאליים, יאפשרו לחברות לשפר את האיזון בין העבודה לחיים, וכן את שביעות רצון העובדים ומחויבותם, ובכך תשתפר דרמטית גם תפוקת החברה.

עבודה מרחוק הנה אפוא כלי חשוב למדי בארגז הכלים המעודכן של הארגון. אך לא מדובר בשיקוי-פלא. יש להפעילו בשום-שכל.